مفهوم روابط عمومی :
عموم : گروهی از افراد که دارای علایق ، مشکلات ، روش زندگی ، و اهداف مشترک دارند .
روابط : عبارت است از فرآیند تقسیم علایق مشترک برای کسب کردن ادراک دو طرفه .
بشر همواره در زندگی اجتماعی احتیاج به داشتن روابط با دیگران دارد خواسته های دو طرف میتواند با برقراری خواسته ها و رابطه دوستانه درک شود بنابر این برای برقراری یک رابطه دوستانه باید هر یک بدانند که دیگری چه خواسته هایی دارند
تعریف روابط عمومی 1 : روابط عمومی موضوع پیچیده ای است و مستلزم نظریات و روشهایی در زمینه های مختلف مانند مدیریت ارتباطات و روانشناسی میباشد . روابط عمومی آن دسته از اعمال مدیریت است که مدیر به کمک آن رفتار و برخورد عامل مخاطبان را میسنجد و در نتیجه خط مشی ها و طرز کار سازمان را به صورتیکه متضمن منافع عامه و سازمان باشد تعیین و برنامه عمل و فعالیت ارتباطی خود را به منظور رسیدن به حسن تفاهم و پذیرش جامعه مطرح و اجرا میکند .
تعریف روابط عمومی 2 : روابط عمومی یکی از وظایف یا عملکردهای مدیریت است که ارتباطات دو سویه را برای تلفیق نیازها و علایق یک شخص یا یک سازمان یا علایق و نیازهای مخاطبان مختلفی که آن سازمان دارد برقرار میکند .
تعریف روابط عمومی 3 : روابط عمومی نوعی عملکرد مدیریتی خاص است که به ایجاد و حفظ خطوط دو طرفه ارتباطی ، درک پذیرش و همکاری بین یک سازمان و ارباب رجوع آن کمک میکند . روابط عمومی شامل اداره مشکلات است به مدیریت جهت اطلاع از افکار عمومی کمک میکند به مدیریت کمک میکند از تغییرات آگاهی داشته و آنها را بکار گیرد و به عنوان یک نظام هوشمند برای کمک به پیش بینی مسائل و پدیده ها عمل میکند و از روشهای اخلاقی و تکنیک ارتباطی به عنوان ابزار اصلی خود استفاده میکند .
عناصر روابط عمومی : عبارتند از :
1- روابط انسانی : عبارت است از بدست آوردن خوبی در ارتباط با مردم در هر حالت در هر دو صورت این کنش متقابل است هیچ کس نمیتواند در خلاء زندگی کند هر انسانی در محیط کار خویش با دیگران سرو کار داشته و او باید از افکار دیگران آگاه بوده و بر اساس آن علاقمندی خویش را در برنامه های کاری با توجه به شناخت از آنها مطرح کند .
2- همدلی : داشتن احساس مشترک با دیگران است احساس تاسف و ناراحتی را با دیگران داشتن همدلی نامیده میشود همدلی میتواند در روابط دوستانه جایی که درجه و عمق خاصی از ادراک مورد انتظار است قبل از اولین سوالات برای سهیم شدن در تجربیات یکدیگر مورد توجه قرار گیرد .
3- اقناع ( ترغیب ) : دو شکل مبادله در ارتباط بین افراد و گروهها دیده میشود که عبارتند از نیرو و اقناع ، یک بخش دیگر از آن دیگران را مجبور میکند که بجای دانسته های خود دانسته های دیگری را بپذیرد که به آن استبداد میگویند . و این روش در برابر اصول صحیح ارتباطات بوسیله جمع تصویب شده است این احساس در شخصی که علاقمند به ترغیب دیگران است میتواند در ادراک و تشویق و تاثیر گذاری در عملکرد آنها تغییراتی بوجود آورد .
4- گفتگو : صحبت کردن هدفمند را میگویند آن بر پایه علتی آغاز میشود آن معامله بر اساس چانه زدن و پرخاش کردن نیست آن شکل کوچکی از مذاکره است . گفتگو تغییر در عقاید را با توجه به نوعی دانش جدید حاصل میکند از گفتگو برای تاثیر گذاری در رفتار، فروش بیشتر یا بر انگیختن عقاید استفاده میشود .
چهار فرآیند روابط عمومی : از آنجا که روابط عمومی بخشی از مدیریت است که بر ایجاد محیط حسن تفاهم و اعتماد متقابل در درون و برون سازمان تاکید میکند میتوان روابط عمومی را بخشی از فرایند حل مشکلات سازمان دانست بطور کلی روابط عمومی چهار مرحله را برای رفع مشکلات و موضلات سازمان مورد توجه ، دقت و عمل قرار میدهد .
1- شناخت مسئله : روابط عمومی باید محیط فعالیت و مخاطبان خود را بدرستی بشناسد و با آگاهی از نظرات نگرشها و رفتار افرادی که با سازمان سرو کار دارند و تحت تاثیر فعالیتهای سازمان قرار گرفته اند به بررسی مشکل بپردازند و با استفاده از تحقیق و فنون مختلف به این سوال که اکنون در سازمان چه روی میدهد پاسخ لازم داده شود ( شناخت سازمان )
2- برنامه ریزی : در این محیط باید تمام استعداد و توان خود را برای برنامه ها و سیاستهای سازمان بکار گیرد تا تصمیم گیری نهایی به برنامه های گروهی ، اهداف ، روشها و خط مشی های مورد قبول کلیه افراد تاثیر بگذارد در واقع این مرحله به سوال چه باید کرد و چرا پاسخ میدهد ، بدیهی است که طرح ریزی برنامه روابط عمومی بر اساس اهداف مبهم و نامناسب باعث اتلاف وقت و بودجه سازمان خواهد شد .
3- اجرای برنامه : در این مرحله طرحها و برنامه ها اجرا میشود هدف این برنامه ها رسیدن به اهداف ویژه سازمان است در این مرحله به این سوال پاسخ داده میشود که چگونه طرحها یا برنامه ها را باید اجرا کرد .
4- ارزیابی : در این مرحله نتایج و تاثیرات برنامه ها مورد ارزیابی قرار میگیرند و پس از پاسخ به این سوال که سازمان چه خط سیری را طی کرده است در باره این که آیا برنامه ها ادامه پیدا کند یا متوقف شود تصمیم گیری میشود .
|
|
موضوعات تحقیق
1- اصول پذیرفته شده در روابط عمومی و تطبیق آن اصول با مضمون آیات و روایات اسلامی .
2- تحولات روابط عمومی
3- روشهای ترویج اصول و مروابط عمومی در امورد درون سازمانی و برون سازمانی
4- شیوه های ارتباط با مردم
5- شیوه های ارتباط با گروهها و سازمانها
6- استفاده از برنامه های انتشاراتی برای نیل به اهداف سازمانی
7- ارتباط با مطبوعات ، صدا و سیما و سایر رسانه های جمعی
8- کاربرد تبلیغات در رسانه های جمعی ، وسایل سمعی و بصری | |
مهارتهای ارتباطی پایه : معمولا هنگامی که صحبت از روابط عمومی میشود ذهن افراد متوجه ارتباطات خارجی نظیر کنفرانس خبری ، بیانیه مطبوعاتی ، سخنرانی ، و امثال دیگر میشود . البته این موارد از فعالیتهای عمده روابط عمومی هستند ولی ارتباطات در حوزه روابط عمومی در سطوح مختلف روی میدهد که در این میان سهم ارتباطات درون سازمانی که شامل ارتباط با همکاران ، سرپرستان ، مدیران و دیگران است چندان کم نیست . ارتباط داخلی برای هر فعالیت روابط عمومی به منظله نوعی تمرین پرواز است قبل از هر چیز آگاهی از نحوه کار شرکت یا موسسه کمک میکند در آن ارتباط موثر تر ی برقرار شود هر سازمان زوایای پنهانی دارد که تنها از طریق تجربه آزمون و خطا قابل یادگیری است .
1- ارتباطات گفتاری : شامل قسمتهای زیر است :
1- ملاقاتهای شخصی : میتواند صریح ترین و راحت ترین راه برای پاسخ یک سوال یا موافقت با نحوه اجرای عملی باشد .یک ملاقات شخصی میتواند توافق و حسن تفاهم طرف مقابل را بر انگیزد و یا ایجاد اندیشه جدیدی میشود که بتواند کار را با سهولت بیشتری پیش ببرد .با وجود این درپاره از موارد ملاقاتهای شخصی نامناسب و عملا مانع پیشرفت است . مراجعه زیاد به دفتر همکاران برای رساندن پیامهای جزئی و معمولی میتواند روشی آزار دهنده و غیر مسئولانه باشد .
2- جلسات گروهی : تعداد زیادی از کارهای یک سازمان از طریق کنشهای متقابل صورت میگیرد و این مسئله در روابط عمومی مصداق بیشتری دارد حرف و نحوه کار جلسات است ممکن است با توجه به اندازه تعداد شرکت کنندگان ، با نیان جلسه و موضوعاتی که قرار است در آن مطرح شود تفاوت کند اما همگی از قواعد اصولی معین که در این زمینه وجود دارد پیروی میکند. اگر شما در موقعیتی هستید که باید یک جلسه را اداره کنید ناگزیر باید دستور جلسه برای آن فراهم نمائید . این دستور کار همراه با مکان و زمان تشکیل جلسه باید در یک فاصله زمانی قابل قبولی برای شرکت کنندگان از پیش ارسال شود در طول جلسه شاید لازم باشد که جریان گفتگوها و مباحثات را در مسیر مناسبی هدایت کنیم تا در زمان معین همه دستور جلسه مورد بحث قرار گیرد . در جلسه ای که نتایج مباحثات ارزشی این را دارد که به ثبت برسد باید یک نفر به عنوان منشی تعیین شود تا نظرات و پیشنهاداهای مورد توافق و حمایت در جلسه به روشنی در سند نهایی ثبت شود .
3- تلفن : یکی دیگر از وسایل ارتباطی تلفن است که سرعت و در دسترس بودن از امتیازات آن در ارتباط درون سازمانی است این وسیله برای گفتگو پیرامون موضوعات پیچیده و دشوار مناسب نیست .
4- ارتباط نوشتاری یا یاداشت : مبادله یاداشت میان سازمانها و ادارات مختلف از رایج ترین روشهایی است که مورد استفاده قرار میگیرد. 1- از جملات کوتاه و ساده استفاده کنید بهتر است به جای استفاده از جملات بلند دو جمله ساده و کوتاه بکار ببریم .
2- بجای اینکه جملات طولانی را پشت سر هم ردیف کنیم آنها را فشرده یا شماره بندی شده یا فهرست وار بیاوریم .
3- موقعی که برای مقام بالاتر یاداشت داخلی مینویسیم از لحن عامرانه استفاده نکنیم بکوشید لحنی مودبانه و پیشنهادی داشته باشیم .
4- هنگامی که برای مدیران خود یاداشت می فرستید سلسله مراتب اداری سازمان را رعایت کنید .
5- با استفاده از مثالها سعی کنید هدفهای کلی را به اثبات برسانید .
6- اگر تقاضایی را مطرح میکنید با ذکر دلیل یا دلایلی برحق بودن آن را به اثبات برسانید .
7- جزئیات اقدام بعدی را مشخص کنید و مسئولیت انجام آنرا تا حد ممکن عهده دار شوید .
8- از دایره فکری که در یاداشت مطرح میکنید خارج نشوید و از طرح اطلاعات اضافی و بی ربط خوداری کنید .
وظایف روابط عمومی : 1- شناخت سازمان 2- شناخت محیط 3- شناساندن سازمان
1- شناخت سازمان : یکی از وظایف خطیر روابط عمومی شناخت دقیق تشکیلات سازمان ، عملکرد و اهداف آنها و آشنایی با نقاط مثبت و منفی است تنها با شناخت عینی میتوان تصویری روشن و زیبا از عملکرد سازمان در ذهن مخاطبان ایجاد کرد از سوی دیگر یک برنامه ریزی موفق برای روابط عمومی شناخت سازمان است و این شناخت باید به مخاطبان از جمله مدیران ، دست اندرکاران ، کارکنان درون سازمان و یا گروههای خارج سازمان که به نحوی با سازمان در ارتباط هستند از طریقی ارتباط سازنده ایجاد کنند .
2- شناخت محیط : یکی از وظایف روابط عمومی شناخت افکار عمومی است باید مرزهای میان سازمان و مردم را برداشت شفاف کردن سازمان و سیاستهای آن و دو سویه کردن ارتباط آن با مردم از وظایف روابط عمومی است . روابط عمومی ها باید در پی ایجاد یک رابطه سالم براساس تفاهم و اعتماد متقابل برای دستیابی مردم و جامعه به حقیقت باشد در غیر اینصورت اعتماد مردم صلب میشود . از آنجا که گروههای داخلی و خارجی سازمان بر همه جنبه های روابط عمومی تاثیر میگذارند میتوان آنها را مهمترین منبع اطلاعاتی در مرحله تحقیق و برنامه ریزی بشمار آورد علاوه بر مشاهدات تجربیات شخصی و ارتباطات چهره به چهره تحقیقات نظر سنجی یکی از کاملترین و اصولی ترین روشهای آگاهی از نیازها ، تمایلات و گرایشهای جامعه است . بخش افکار عمومی میتواند وسیله کسب اطلاعات و در نتیجه آگاهی بیشتر مدیران باشد با نظر سنجی میتوان نقاط قوت را افزایش داد با تحقیق میتوان مشکلات کوچک را قبل از اینکه کنترل آن از توان روابط عمومی و سازمان خارج شود آن را شناسایی و برطرف نمایند . ( مثل تحسن ها و اعتصاب ها ) .
3- شناساندن سازمان : یکی از مهمترین وظایف روابط عمومی معرفی سازمان است در هر سازمان و موسسه ای یک فلسفه وجودی دارد که روابط عمومی در راستای تحقق اهداف سازمان آن را به جامعه معرفی کند ممکن است یک شرکت اقتصادی یک محصول یا خدمت خاصی را عرضه کند که صرفا با بخشی خاص از جامعه سرو کار دارد یا یک موسسه فرهنگی و خدماتی با بخش بزرگی از مخاطبان یا حتی عموم افراد جامعه در ارتباط است که در این حالت شیوه های ارتباطی و تکنیکهای مورد استفاده روابط عمومی متفاوت است شیوه های مختلف انتشارات ، ارتباطات رسانه ای، تبلیغات ، ارتباط مردمی ، برگذاری مراسم های مختلف ، سخنرانی ها ، جلسات پرسش و پاسخ ، در این زمینه مورد استفاده قرار میگیرد . در زمینه معرفه و تبلیغ سازمان با رعایت اصل صداقت و احترام به مخاطب باید با توجه به اهداف سازمان از شیوه ها و تکنیکهای مختلف ارتباطی به نحو شایسته ای استفاده کرد .
تقسیم بندی وظایف روابط عمومی : هرگاه بخواهیم وظایف و فعالیتهای روابط عمومی را تقسیم کنیم لازم است ابتدا آن را به وظایف درون سازمانی و وظایف برون سازمانی تقسیم کنیم هر چند فعالیتها و وظایف داخل و خارج سازمان تفهیم شده و جدا هستند ولی در عین حال به یکدیگر مربوط میباشند . هر چقدر یک سازمان وسیع و بزرگ باشد و تعداد افراد شاغل در آن بیشتر باشد در یک سازمان به همان نصبت روابط عمومی باید در سطح گسترده ای صورت بگیرد به طوری که روابط عمومی با تکیه بر فلسفه های عمومی چون روانشناسی ، مدیریت ، روابط انسانی ، مردم شناسی ، باید فضای سازمان را به صورت کاملا مساعد و مناسب در آورند که کارکنان مجموعه ، سازمان و محیط کار خود را خانه دوم تلقی کنند .
وظایف درون سازمانی روابط عمومی : به طور کلی در روابط عمومی ها سازمانها و ادارات بیشترین ترکیب بر روی وظایف برون سازمانی روابط عمومی هاست در حالی که دقت در اهداف روابط عمومی روشن میکند که توفیق این واحد حتی در وظایف برون سازمانی موکول به موفقیت آن در بعد درون سازمانی است ، چنانچه روابط عمومی وظایف برون سازمانی خود را به طور مناسب انجام دهد و از وظایف خود غافل مانده باشد این موفقیتها زیر سوال میرود چه بسا افرادی که در بیرون از سازمان به نظر مثبت در مورد سازمان رسیده اند ، در تعامل با کارکنان خود دچار تردید میشوند و اعتماد خود را از دست میدهند علاوه بر آن اگر ارتباطات درون سازمانی نابسامان و رها شده باشد چه بسا موجب نارضایتی کارکنان خواهد شد .
1- انتشار نشریه داخلی : روابط عمومی میتواند با انتشار نشریه داخلی بسیاری از اهداف درون سازمانی خود را تامین کند اطلاع رسانی در مورد عملکرد سازمان ، معرفی سازمان به همکاران ، پاسخ به سوالات کارکنان ، معرفی کارکنان نمونه ، تربیت انسجام و ارتباطات درون سازمانی ، ارتقاء آگاهی کارکنان و حتی آموزش آنان از این طریق ممکن است بنابر این انتشار نشریه داخلی به صورت هفتگی یا ماهانه برای روابط عمومی یک ضرورت است .
2- سازمان دهی نظام دریافت پیشنهادها : دسترسی به پیشنهادهای کارکنان که در واقع انبوهی از نظرات و ایده ها است میتواند سازمان را از پشتیبانی قوی فکری بهرمند سازد از آثار چنین عملی تقویت حس مشارکت و احترام به خود در کارکنان است . باید از کلیه پیشنهادهای کارکنان استقبال کرد . به پیشنهادهای غیر قابل قبول ضمن تقدیر و تشکر پاسخ منطقی داده شود . و به پیشنهادهای قابل قبول بر اساس درجه اهمیت پاداش ارائه شود .
3- راهنمایی ارباب رجوع : ارائه اطلاعات اولیه به ارباب رجوع و راهنمایی آنان برای دسترسی آسان و سریع به اطلاعات ، بخشها و با افراد مورد نظر یکی از وظایف روابط عمومی است که دارای ماهیت دوگانه میباشد . بنابر این بهتر است افرادی در این قسمت کار کنند که دارای حسن رفتار و آشنا به وظایف و تشکیلات سازمان باشند .
4- وظیفه اطلاع رسانی به مسوولان : وظیفه اطلاع رسانی در روابط عمومی صرفا انعکاس برنامه ها و عملکرد سازمان به مردم نیست در بعد اطلاع رسانی تهیه اطلاعات مورد نیاز مسوولان نیز جایگاه ویژه ای دارد . از امور معمول در روابط عمومی در این ضمینه تهیه بریده جراید است در بریده جراید اخبار و مطالب مربوط به سازمان رقبا و مهمترین اخبار روز کشور از نشریات بریده شده و به مسوولان ارسال میشود .
5- اطلاع رسانی به کارکنان : از شیوه های مهم اطلاع رسانی به کارکنان میتوان به این مورد اشاره کرد : استفاده از قفسه های اطلاعات در محوطه سازمان ، برنامه بازدیدکارکنان از پروژه ها یا برنامه بازدید تفریحی برای کارکنان .
مهمترین رسالت روابط عمومی در درون سازمان به شرح زیر است :
1- هدایت و توسعه بهداشت روانی در محیط کار .
2- بوجود آمدن احساس مسئولیت در میان کارکنان .
3- برقراری ارتباط میان مدیران و کارکنان و برعکس .
4- آگاه نمودن رده های پایین تر از مدیریت از برنامه ریزی ها ، خط مش ها ، طرحها و غیره .
5- جلوگیری از ایجاد زیر گروههای انسانی در میان کارکنان .
6- رسیدگی به شکایات ، نیازها ، درخواستها ، درد دلها ، انتقاد و پیشنهاد ها ی کارکنان و مدیریت .
7- چاپ و نشر بروشور ، نشریه داخلی ، گزارش عملکرد سازمان و موارد مشابه .
8- برگزاری مراسم برای ارتباط بیشتر میان کارکنان و مدیریت مانند جلسات سخنرانی ، جشن و موارد مشابه . در وبلاک ثبت شد
وظایف برون سازمانی روابط عمومی :
1- سنجش افکار عمومی نصبت به سازمان مربوطه : به طوری که بر اساس داده های بدست آمده روابط عمومی و سازمان باید هماهنگ و همسو با افکار عمومی مخاطبان باید برنامه های سازمان را به مرحله اجرا در آورند .
2- آشنا نمودن مردم ، سازمان و فعالیتها ( اهداف و عملکرد آنها )
3- ارشاد ، هدایت و راهنمایی عمومی با توجه به ارزشهای حاکم بر جامعه نسبت به عموم و مسائل سازمان .
4- ایجاد زمینه مناسب در مردم و استفاده از همکاری و مشارکت آنان .
5- همایشها ، سمینارها ، جلسات ، برگزاری نمایشگاههای مختلف و برنامه های آن موسسه .
ارتباط با رسانه ها : ارتباط روابط عمومی با رسانه ها از وظایف اصلی روابط عمومی است بگونه ای که یکی از تعاریف روابط عمومی آن را کاربرد خردمندانه رسانه ها برای نفوذ در افکار عمومی میداند . امروزه روابط عمومی بدون مساعدت رسانه از جمله رادیو ، تلویزیون و مطبوعات نمیتواند اهداف خود را در معرفی برنامه ها و فعالیتهای سازمان و جلب مشارکت مخاطبان محقق سازد . در اواخر قرن 19 برای اولین باردر امریکا ارتباط با رسانه ها از سوی روابط عمومی ها مورد توجه قرار گرفت بطوریکه فعالیتهای وسیع شرکتهای نفتی و معدن کاران باعث تضعیف حقوق کارکنان و استثمار آنان شد که یک تاثیر منفی از این شرکتها را بوجود آورد شرکتها تلاش خود را برای زدودن این چهره آغاز کردند روابط عمومی ها را فعال کرده و به منظور ارائه یک چهره مطلوب در نزد افکار عمومی به ارتباط با رسانه ها پرداختند و هدف دیگر آنها کاهش تزاد بین حکومتها و مردم بود .
رابطه روابط عمومی و رسانه ها :
در زمینه روابط عمومی و رسانه ها دو دیدگاه وجود دارد :
1- دیدگاه اول مبتنی بر تعارض روابط عمومی ها و رسانه هاست . تعارض در اهداف :هدف روابط عمومی حفظ منافع سازمان است و در این زمینه به هر شیوه ای متوسل میشوند اگر نیاز باشد حقایق را پنهان میکنند ، دروغ میگویند ، مسائل را وارونه جلوه میدهند ، برجسته سازی میکنند ، سازمان را توجیه میکنند . در حالی که اقلب رسانه ها تلاش میکنند نقاط ضعف سازمانها را به اطلاع مردم برسانند و معمولا رویکرد ارتباطی دارند این وضعیت تعارض را به حداکثر میرساند چرا که روابط عمومی ها از طرح نقاط ضعف سازمان خود ناراضی هستند .
2- دیدگاه دوم : این دیدگاه مبتنی بر همزیستی ووجود اشتراک روابط عمومی بارسانه هاست ، روابط عمومی و رسانه ها نیازهای متفاوت و اهداف مشترکی دارند که از طریق یک رابطه منطقی میتوانند آن را برآورده کنند برخی روابط عمومی و روزنامه نگاری را دو شاخه از درخت تنومند ارتباطات میدانند که به جای رقابت و ستیز با هم هر کدام به وسیله طرف مقابل برای ایجاد یک رابطه منطقی اجتناب ناپذیر است دراین نگرش روابط عمومی از یک سو و رسانه ها از سوی دیگر منافع متقابلی دارند که عبارتند از :
دستیابی به زمان و فضای رایگان در رسانه ها برای انتشار اخبار و اطلاعاتی که روابط عمومی به هر علت اعلام و انعکاس آن را ضروری میداند زمان در رسانه ها ( رادیو و تلویزیون ) و فضا در رسانه ها ( رسانه های نوشتاری ) عنصر محدود و گران قیمتی است که که چنانچه روابط عمومی ها بخواهند از آن در پخش آگهی های خود استفاده نمایند هزینه های گزافی را باید بپردازند اما با تولید و پردازش اخبار مورد نیاز رسانه ها میتوانند زمان و فضا را بطور رایگان در اختیار بگیرند ازاین گذشته تاثیر مطالبی که به صورت خبر مصاحبه و گزارش منتشر میشود از مطالبی که به صورت آگهی پخش میشود بسیار بیشتر است .
روشهای برقراری ارتباط بین رسانه ها و روابط عمومی ها :
1- تهیه و تنظیم اخبار و بیانیه های مطبوعاتی و ارسال آنها به مطبوعات و یا سایر رسانه های ارتباط جمعی : این روش پرکارترین روش در روابط عمومی است .
2- ترتیب دادن نشست ها و مصاحبه های مطبوعاتی و رادیو تلویزیونی : برای برگذاری کنفرانسهای خبری توجه به نکاتی مانند زمان مناسب برای برگزاری این کنفرانسها ، مشخص کردن مصاحبه شونده ، موضوع مصاحبه ، ساعت مصاحبه و ..... توجه شود .
3- سفرهای مطبوعاتی : سفر مطبوعاتی یکی از فنون ارتباطی است که روابط عمومی ها از آن برای اطلاع رسانی استفاده میکنند روابط عمومی ها از اعزام خبرنگاران به محل اجرای طرح ها دو هدف عمده را دنبال میکنند : 1- ایجاد آگاهی و باور علمی در اذهان خبرنگاران . 2- تهیه خبر و تگزارش توسط خبرنگاران و انعکاس آن به مردم .
4- پاسخ گویی به سوالات و مراجعات خبرنگاران و ارائه اطلاعات مورد نیاز و ترتیب دادن مصاحبه های اختصاصی . در وبلاک ثبت شد
فعالیتهای انتشاراتی : یکی از فعالیتهای عمده روابط عمومی است که به شکل مکتوب صورت می گیرد و علاوه بر ارتباطات نوشتاری برخی فعالیتهای دیداری و شنیداری را نیز شامل می شود .
الف : انتشار ادواری : شامل :
1- نشریات ادواری : نشریاتی هستند که به طور منظم و در دوره زمانی خاص انتشار می یابد . مانند نشریات هفتگی ، نشریات ماهانه ، نشریات فصلی و سالانه .
2- نشریات داخلی : یکی از فعالیتهای عمده انتشاراتی انتشار نشریه داخلی یا بولتن است . بولتن نشریه ای است که بوسیله دستگاههای دولتی در زمینه های خبری ، آموزشی ، فنی و غیره که مرتبط با وظایف عادی و در محدوده فعالیت آنهاست به منظور ارتقاء سطح آگاهی کارکنان در فواصل زمانی معیین و بطور رایگان منتشر می شود .
ویژگیهای نشریات داخلی : 1- چاپ یکرنگ 2- عرضه رایگان 3- انتشار در فواصل زمانی معین 4- تعداد محدود تیراژ
برای انتشار نشریه داخلی طبق ماده 15 آیین نامه قانون مطبوعات ضوابط صدور مجوز از سوی وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی به شرح زیر است .
1- درخواست انتشار نشریه از سوی بالاترین مقام مسئول سازمان .
2- معرفی مدیر مسئول پیشنهادی از سوی بالاترین مقام مسئول سازمان .
3- مظالب و اخبار بطور عمده بایستی در باره اهداف شرح وظایف مرکز و فقط برای استفاده کارکنان باشد .
4- دارای چاپ ساده و حداکثر 2 رنگ برای جلد باشد .
5- تعداد صفحات نباید حداکثر از 48 صفحه تجاوز کند .
6- رایگان باشد .
7- تیراژباید حداکثر برای 10% پرسنل باشد .
اهداف نشریات داخلی :
1- ارتقاء سطح آگاهی کارکنان .
2- اطلاع رسانی در باره عملکرد و برنامه های سازمان .
3- پر کردن اوقات فراغت کارکنان و خانواده آنها .
4- پاسخ گویی به پرسشهای کارکنان و تقویت ارزشهای کاری و سازمانی .
از نظر محتوی یک نشریه داخلی میتواند شامل بخشهای مختلفی مانند اخبار ، سرمقاله ، مقاله ، مصاحبه ، گزارش ، پرسش و پاسخ ، تریبون آزاد کارکنان و مطالب سرگرمی باشد .
ساختار نشریه داخلی : یک نشریه ادواری برای توفیق در کار خود نیازمند سازماندهی و طراحی بخشهای مختلف است . بخشهای خبر ، مقاله ، گزارش ، ویراستاری ، طراحی و غیره از جمله بخشهایی است که وجود آنها برای انتشار نشریه داخلی ضروری است .
نشریات موردی :نشریاتی هستند که به صورت نامنظم و در صورت نیاز منتشر می شوند و انتشار آنها تابع زمان نیست بروشور ، کاتالوگ ، کتابچه ، کتاب ، گزارش عملکرد و پوستر از جمله نشریات موردی است .
بروشور : بروشور نوعی نشریه موردی است که به منظور انتقال اطلاعات مفید و مختصر برای مخاطبان منتشر می شود در انتشار بروشور توجه به موارد زیر ضروری است .
1- رعایت اصل خلاصه نویسی و ساده نویسی .
2- استفاده از نمودار ف نقشه ، جدول و توجه به اصل مقایسه .
3- استفاده از عکسهای جداب و مناسب .
4- عدم کاربرد اصطلاحات تخصصی و عبارات و کلمات پیچیده .
5- استفاده از میان تیترهای متعدد و کافی .
6- ذکر موضوعات ساده در ابتدا و موضوعات پیچیده در انتهای بروشور .
7- پرهیز از طرح اطلاعات کلی و بسیار جزئی . ثبت شده در پرشین بلاگ
تکنیکهای برقراری ارتباط:
1- اطلاعات روانشناسی به شما پایه های لازم از مهارتهای ادراکی گیرنده یا گیرندگان را ارائه می دهد .
2- انتقال اطلاعات در واحدهای کوچک .
3- فرا]م آوردن فرصتی برای دریافت بازخورد .
4- فراهم کردن فرصتی برای مشارکت .
تکنیکهایی برای کاهش اختلاف بین ارتباط گر و نگرشهای مخاطبان :
1- بهره گیری از رسانه هایی که هماهنگ با موقعیت مخاطبان باشد .
2- استفاده کردن از منبع ارتباطی که موضوع مورد علاقه مخاطب را با اعتبار بالایی برایش ارائه دهد .
3- تعیین کردن اختلافات بین نگرشهای ارتباط گر و مخاطبان .
4- بررسی اصطلاحات و حکایتهای مخاطبان خارج از موضوع ارتباطی برای تعیین نگرشها و اعتقادات آنها .
5- برقراری موقعیت ارتباطی مناسب با توجه به افکار اکثریت آنها .
6- استفاده از مخاطبان برای برقراری ارتباط با گروهی که پاسخ مثبتی به توسعه ارتباط داده و به آن کمک کنند .
7- اصلاح کردن پیام متناسب با احتیاجات سازمان .
تکنیکهای برگزاری انواع گردهمایی : الف : گرد همایی اطلاعاتی :
1- اهداف : هدف از این تکنیک ارائه عقاید و اطلاعات به مردی است که موضوع برای آنها اهمیت دارد .
2- روش سخنرانی با هدایت کردن مباحثه ، مناظره و گفتگو .
3- روشهای دیداری مانند فیلم ، نمودار ، اسلاید ، پوستر ، مدل ، برچسب و غیره .
4- روش مشارکتی : سوالها ، داستانها ، مطالعات موردی .
5- کنترل گروهی: فعالیت آرام که فقط توسط رهبران صورت می گیرد .
ارتباط در این نوع گرد همایی از بالا به پایین یا از رهبر به سوی گروه جریان می یابد .
اهداف گردهمایی: نقش یا تاثیر مشاهدات برانگیختن افکار بوده و با روشهایی نظیر بدست آوردن موفقیت ، توجیه کار و سیاست تنظیمی اجرا میشود .
ب : گردهمایی مشورتی :
1- اهداف : گرد هم آمدن برای نظر خواهی ، اطلاع دادن ، پیشنهاد دادن ، نظر دادن و سایر موارد در ارتباط با حل مسئله ای .
2- روش سخنرانی : مباحثه آزاد یا هدایت شده و روشهای موردی نصبت به وضعیت .
3- روشهای دیداری : تمودار ، اسلاید ، گزارش ، پوستر و غیره .
4- روش مشارکتی : بحث آزاد ف تعیین گروه (اظهار نظر گروهی ) .
5- کنترل گروهی : تقسیم کردن به گروههای مختلف توسط رهبری که مسئولیت اساسی را دارد .
در این گردهمایی ارتباطات به دو روش انجام می گیرد :
1- مذاکره : نقش مهمی را در آن ایفا میکند .
2- رهبری : برای سهیم کردن تجربه ، دانش و بینش خود با دیگران و رسیدن به یک تصمیم این نوع گرد همایی را ترتیب میدهد .
عملکرد گروه در این نوع مشاوره ها به همکاری صمیمانه می انجامد زیرا آنها در مواردی که قبول کرده اند به اخذ تصمیم کمک می کنند .
اهداف این گرد همایی: انباشته شدن عملکردها ، اطلاعات و عقاید برای توسعه فعالیت میتواند به کشیدن طرحی مورد مشکل جواب داده و موافقت اکثریت را برای پذیرش یک تصمیم به همراه آورد .
ج : گرد همایی رفع مشکل : ( مهم )
در این گرد همایی کنش متقابل بین همه احزاب آزاد است . رهبری میتواند از شخصی به شخص دیگر انتقال یابد موقعی که اکثریت در دانش ، تجربه و مهارتهای مدیریتی سهیم هستند گروه در این حال میتواند تصمیم را اتخاذ کند این گردهمایی موقعی برگزار میشود که گروهی دارای مشکل هستند ممکن است به ارائه پیش نهاد جواب داده و برای حل آن به یک نقطه مشترک برسند .
طبقه بندی گردهمایی رفع مشکل :
1- گرد همایی آغاز ( معرفی ، تاسیس ، راهنمایی ) : الف : برقراری یک جو دوستانه . ب: استفاده از فردی با اطلاعات و دانش به روز که خلاصه ای از حوادث را در این جلسه ارائه کند . یک کمیته فرعی هم در این فاصله مشغول تهیه گزارش این گرد همایی است .
2- گرد همایی معرفی مشکل : الف : موقعیت مشکل ، تهیه زمینه ایجاد آن ، پاسخ دادن به گروهی که مشکل بر آنها تاثیر گذاشته و گوفتگو با گروهی که مسئولیت این کار را بر عهده دارند . ب: بازبینی مشکل برای تشخیص دادن مشکل واقعی و شکل گیری آن و بویژه همه اظهار نظرها در مورد آن .
3- حمله کردن به مشکل : الف : تعریف مشکل و وضعیت آن با دقت بیشتر و اگر که ضرورت داشته باشد تقسیم آن به مشکلات کوچکتر . ب: طراحی نقشه یعنی طراحی آنچه که گروه انجام خواهد داد . گروه باید دلایل ، انگیزه ها و مقاصد برگزاری کنفرانس را تجزیه و تحلیل کرده و چاره کار را بیابد همچنین تشکیل گروههای فرعی برای بخشهای مختلف مشکل ضروری است . در ضمن علایم و گزارشهای در دسترس باید تجزیه و تحلیل شود و اطلاعات جدید نیز جمع آوری شود .
4- نظرات اصلاحی احتمالی : الف : پیشنهاد راه کارها میتواند تجزیه و تحلیل شود و با روشهای جدید ترکیب شود . همه راه حللها باید تشخیص داده شود و به صورت مشاهده ای توسط افراد دارای این ویژگیهای روشن فکری مورد بررسی قرار گردد . ب: آزمایش راهکارهای احتمالی : در این روش با اعتماد به همه راه حلهای احتمالی میتوان روش آزمایشی را که به ذهن می آید به صورت مقدماتی مورد سنجش قرار داد .
5- اجرای تصمیم : برنامه ریزی برای کارهای آینده است بدین ترتیب که الف: چه کار باید انجام داد ب: چه کسی باید انجام دهد ج: در چه ترتیبی انجام شود د: چه کسی باید اجرای تصمیم را رهبری کند . ثبت شده در پرشین بلاگ و بلاگفا
نمونه سوالات :
سوال 1- مفهوم روابط عمومی را بیان کنید؟ گروهی از افراد که دارای علایق ، مشکلات ، روش زندگی ، و اهداف مشترک دارند را عموم وروابط : عبارت است از فرآیند تقسیم علایق مشترک برای کسب کردن ادراک دو طرفه .
سوال 2- تعریف روابط عمومی را بیان کنید ؟ روابط عمومی آن دسته از اعمال مدیریت است که مدیر به کمک آن رفتار و برخورد عامل مخاطبان را میسنجد و در نتیجه خط مشی ها و طرز کار سازمان را به صورتیکه متضمن منافع عامه و سازمان باشد تعیین و برنامه عمل و فعالیت ارتباطی خود را به منظور رسیدن به حسن تفاهم و پذیرش جامعه مطرح و اجرا میکند . روابط عمومی یکی از وظایف یا عملکردهای مدیریت است که ارتباطات دو سویه را برای تلفیق نیازها و علایق یک شخص یا یک سازمان برقرار میکند .
سوال 3- عناصر روابط عمومی را بیان کنید ؟
1- روابط انسانی : هر انسانی در محیط کار خویش با دیگران سرو کار داشته و او باید از افکار دیگران آگاه بوده و بر اساس آن علاقمندی خویش را در برنامه های کاری با توجه به شناخت از آنها مطرح کند .
2- همدلی : داشتن احساس مشترک با دیگران است همدلی میتواند در روابط دوستانه جایی که درجه و عمق خاصی از ادراک مورد انتظار است قبل مطرح شدن هر سوالی جهت سهیم شدن در تجربیات یکدیگر بکار می آید .
3- اقناع ( ترقیب ) : دو شکل مبادله در ارتباط بین افراد و گروهها دیده میشود که عبارتند از نیرو و اقناع ، یک بخش دیگر از آن ، دیگران را مجبور میکند که بجای دانسته های خود دانسته های دیگری را بپذیرد که به آن استبداد میگویند . این روش در برابر اصول صحیح ارتباطات بوسیله جمع تصویب شده است این احساس در شخصی که علاقمند به ترغیب دیگران است میتواند در ادراک و تشویق و تاثیر گذاری در عملکرد آنها تغییراتی بوجود آورد .
4- گفتگو : صحبت کردن هدفمند را میگویند آن بر پایه علتی آغاز میشود . آن شکل کوچکی از مذاکره است . گفتگو تغییر در عقاید را با توجه به نوعی دانش جدید حاصل میکند از گفتگو برای تاثیر گذاری در رفتار، فروش بیشتر یا بر انگیختن عقاید استفاده میشود .
سوال 4- چهار فرآیند روابط عمومی را بیان کنید ؟ روابط عمومی را بخشی از فرایند حل مشکلات سازمان دانست بطور کلی روابط عمومی چهار مرحله را برای رفع مشکلات و موضلات سازمان مورد توجه ، دقت و عمل قرار میدهد .
1- شناخت مسئله : روابط عمومی باید محیط فعالیت و مخاطبان خود را بدرستی بشناسد و با آگاهی از نظرات ، نگرشها و رفتار افرادی که با سازمان سرو کار دارند . به بررسی مشکل بپردازند و با استفاده از تحقیق و فنون مختلف به این سوال که اکنون در سازمان چه روی میدهد پاسخ لازم را بدهد .
2- برنامه ریزی : در این محیط باید تمام استعداد و توان خود را برای برنامه ها و سیاستهای سازمان بکار گیرد تا تصمیم گیری نهایی به برنامه های گروهی ، اهداف ، روشها و خط مشی های مورد قبول کلیه افراد تاثیر بگذارد در واقع این مرحله به سوال چه باید کرد و چرا پاسخ میدهد
3- اجرای برنامه : در این مرحله طرحها و برنامه ها اجرا میشود هدف این برنامه ها رسیدن به اهداف ویژه سازمان است در این مرحله به این سوال پاسخ داده میشود که چگونه طرحها یا برنامه ها را باید اجرا کرد .
4- ارزیابی : در این مرحله نتایج و تاثیرات برنامه ها مورد ارزیابی قرار میگیرند و پس از پاسخ به این سوال که سازمان چه خط سیری را طی کرده است در باره این که آیا برنامه ها ادامه پیدا کند یا متوقف شود تصمیم گیری میشود .
سوال 5- مهارتهای ارتباطی پایه را بیان کنید ؟
ارتباطات در حوزه روابط عمومی در سطوح مختلف روی میدهد که در این میان سهم ارتباطات درون سازمانی که شامل ارتباط با همکاران ، سرپرستان ، مدیران و دیگران است چندان کم نیست . ارتباط داخلی برای هر فعالیت روابط عمومی به منظله نوعی تمرین پرواز است قبل از هر چیز به آگاهی از نحوه کار شرکت یا موسسه کمک میکند در آن ارتباط موثرتری برقرار شود هر سازمان زوایای پنهانی دارد که تنها از طریق تجربه آزمون و خطا قابل یادگیری است .
سوال 6- ارتباطات گفتاری شامل چه قسمتهایی است ؟
1- ملاقاتهای شخصی : میتواند صریح ترین و راحت ترین راه برای پاسخ یک سوال یا موافقت با نحوه اجرای عملی باشد .یک ملاقات شخصی میتواند توافق و حسن تفاهم طرف مقابل را بر انگیزد و یا ایجاد اندیشه جدیدی میشود که بتواند کار را با سهولت بیشتری پیش ببرد .با وجود این درپاره از موارد ملاقاتهای شخصی نامناسب و عملا مانع پیشرفت است . مراجعه زیاد به دفتر همکاران برای رساندن پیامهای جزئی و معمولی میتواند روشی آزار دهنده و غیر مسئولانه باشد .
2- جلسات گروهی : تعداد زیادی از کارهای یک سازمان از طریق کنشهای متقابل صورت میگیرد و این مسئله در روابط عمومی مصداق بیشتری دارد حرف و نحوه کار جلسات است ممکن است با توجه به اندازه تعداد شرکت کنندگان ، با نیان جلسه و موضوعاتی که قرار است در آن مطرح شود تفاوت کند اما همگی از قواعد اصولی معین که در این زمینه وجود دارد پیروی میکند . 1- باید دستور جلسه برای آن فراهم نمائید. 2- مکان و زمان تشکیل جلسه باید در یک فاصله زمانی قابل قبولی برای شرکت کنندگان از پیش ارسال شود. 3- جریان گفتگوها و مباحثات را در مسیر مناسبی هدایت کنیم تا در زمان معین همه دستور جلسه مورد بحث قرار گیرد. 4- باید یک نفر به عنوان منشی تعیین شود تا نظرات و پیشنهاداهای مورد توافق و حمایت در جلسه به روشنی در سند نهایی ثبت شود .
3- تلفن : یکی دیگر از وسایل ارتباطی تلفن است که سرعت و در دسترس بودن از امتیازات آن در ارتباط درون سازمانی است این وسیله برای گفتگو پیرامون موضوعات پیچیده و دشوار مناسب نیست .
4- ارتباط نوشتاری یا یاداشت : مبادله یاداشت میان سازمانها و ادارات مختلف از رایج ترین روشهایی است که مورد استفاده قرار میگیرد.
سوال 7- چه مواردی در یاداشت نویسی باید رعایت شود ؟
1- از جملات کوتاه و ساده استفاده کنید بهتر است به جای استفاده از جملات بلند دو جمله ساده و کوتاه بکار ببریم .
2- بجای اینکه جملات طولانی را پشت سر هم ردیف کنیم آنها را فشرده یا شماره بندی شده یا فهرست وار بیاوریم .
3- موقعی که برای مقام بالاتر یاداشت داخلی مینویسیم از لحن عامرانه استفاده نکنیم بکوشید لحنی مودبانه و پیشنهادی داشته باشیم .
4- هنگامی که برای مدیران خود یاداشت می فرستید سلسله مراتب اداری سازمان را رعایت کنید .
5- با استفاده از مثالها سعی کنید هدفهای کلی را به اثبات برسانید .
6- اگر تقاضایی را مطرح میکنید با ذکر دلیل یا دلایلی برحق بودن آن را به اثبات برسانید .
7- جزئیات اقدام بعدی را مشخص کنید و مسئولیت انجام آنرا تا حد ممکن عهده دار شوید .
8- از دایره فکری که در یاداشت مطرح میکنید خارج نشوید و از طرح اطلاعات اضافی و بی ربط خوداری کنید .
سوال 8- وظایف روابط عمومی را نام برده توضیح دهید ؟ 1- شناخت سازمان 2- شناخت محیط 3- شناساندن سازمان
1- شناخت سازمان : یکی از وظایف خطیر روابط عمومی شناخت دقیق تشکیلات سازمان ، عملکرد و اهداف آنها و آشنایی با نقاط مثبت و منفی است . یک برنامه ریزی موفق برای روابط عمومی شناخت سازمان است و این شناخت باید به مخاطبان از جمله مدیران ، دست اندرکاران ، کارکنان درون سازمان و یا گروههای خارج سازمان که به نحوی با سازمان در ارتباط هستند از طریقی ارتباط سازنده ایجاد کنند .
2- شناخت محیط : یکی دیگر از وظایف روابط عمومی شناخت افکار عمومی است باید مرزهای میان سازمان و مردم را برداشت شفاف کردن سازمان و سیاستهای آن و دو سویه کردن ارتباط آن با مردم از وظایف روابط عمومی است . علاوه بر مشاهدات تجربیات شخصی و ارتباطات چهره به چهره تحقیقات نظر سنجی یکی از کاملترین و اصولی ترین روشهای آگاهی از نیازها ، تمایلات و گرایشهای جامعه است . با نظر سنجی میتوان نقاط قوت را افزایش داد با تحقیق میتوان مشکلات کوچک را قبل از اینکه کنترل آن از توان روابط عمومی و سازمان خارج شود آن را شناسایی و برطرف نمایند . ( مثل تحسن ها و اعتصاب ها ) .
1- شناساندن سازمان : یکی دیگر از مهمترین وظایف روابط عمومی معرفی سازمان است درهر سازمان و موسسه ای یک فلسفه وجود دارد که روابط عمومی در راستای تحقق اهداف سازمان آن را به جامعه معرفی کند . با رعایت اصل صداقت و احترام به مخاطب باید با توجه به اهداف سازمان از شیوه ها و تکنیکهای مختلف ارتباطی به نحو شایسته ای استفاده کرد .
سوال 9 - تقسیم بندی وظایف روابط عمومی را شرح دهید ؟
در تقسیم بندی وظایف و فعالیتهای روابط عمومی آن را به دو وظیفه درون سازمانی و وظایف برون سازمانی تقسیم میکنیم هرچه سازمان وسیع تر و تعداد پرسنل آن بیشتر باشد به همان نصبت روابط عمومی باید در سطح گسترده ای صورت بگیرد و با تکیه بر فلسفه های عمومی چون روانشناسی ، مدیریت ، روابط انسانی ، مردم شناسی ، باید فضای سازمان را به صورت کاملا مساعد و مناسب در آورند که کارکنان مجموعه ، سازمان و محیط کار خود را خانه دوم تلقی کنند .
سوال 10 – ضرورت وظایف درون سازمانی و برون سازمانی را شرح دهید ؟
دقت در اهداف روابط عمومی روشن میکند که توفیق این واحد حتی در وظایف برون سازمانی موکول به موفقیت آن در بعد درون سازمانی است ، چنانچه روابط عمومی وظایف برون سازمانی خود را به طور مناسب انجام دهد و از وظایف خود غافل مانده باشد این موفقیتها زیر سوال میرود چه بسا افرادی که در بیرون از سازمان به نظر مثبت در مورد سازمان رسیده اند ، در تعامل با کارکنان خود دچار تردید میشوند و اعتماد خود را از دست میدهند علاوه بر آن اگر ارتباطات درون سازمانی نابسامان و رها شده باشد چه بسا موجب نارضایتی کارکنان خواهد شد .
سوال 11 – در انجام وظایف درون سازمانی به چه نکاتی باید توجه شود ؟
1- انتشار نشریه داخلی : روابط عمومی میتواند با انتشار نشریه داخلی بسیاری از اهداف درون سازمانی خود را تامین کند اطلاع رسانی در مورد عملکرد سازمان ، معرفی سازمان به همکاران ، پاسخ به سوالات کارکنان ، معرفی کارکنان نمونه ، تربیت انسجام و ارتباطات درون سازمانی ، ارتقاء آگاهی کارکنان و حتی آموزش آنان از این طریق ممکن است بنابر این انتشار نشریه داخلی برای روابط عمومی یک ضرورت است .
2- سازمان دهی نظام دریافت پیشنهادها : دسترسی به پیشنهادهای کارکنان که در واقع انبوهی از نظرات و ایده ها است میتواند سازمان را از پشتیبانی قوی فکری بهرمند سازد از آثار چنین عملی تقویت حس مشارکت و احترام به خود در کارکنان است . باید از کلیه پیشنهادهای کارکنان استقبال کرد . به پیشنهادهای غیر قابل قبول ضمن تقدیر و تشکر پاسخ منطقی داده شود . و به پیشنهادهای قابل قبول بر اساس درجه اهمیت پاداش ارائه شود .
3- راهنمایی ارباب رجوع : ارائه اطلاعات اولیه به ارباب رجوع و راهنمایی آنان برای دسترسی آسان و سریع به اطلاعات ، بخشها و با افراد مورد نظر یکی از وظایف روابط عمومی است که دارای ماهیت دوگانه میباشد .
4- وظیفه اطلاع رسانی به مسوولان : دروظیفه اطلاع رسانی ، اطلاعات مورد نیاز مسوولان نیز جایگاه ویژه ای دارد . از امور معمول در روابط عمومی در این ضمینه تهیه بریده جراید است
5- اطلاع رسانی به کارکنان : از شیوه های مهم اطلاع رسانی به کارکنان میتوان به این مورد اشاره کرد : استفاده از قفسه های اطلاعات در محوطه سازمان ، برنامه بازدیدکارکنان از پروژه ها یا برنامه بازدید تفریحی برای کارکنان .
سوال 12 - مهمترین رسالت روابط عمومی در درون سازمان را بیان کنید ؟
1- هدایت و توسعه بهداشت روانی در محیط کار .
2- بوجود آمدن احساس مسئولیت در میان کارکنان .
3- برقراری ارتباط میان مدیران و کارکنان و برعکس .
4- آگاه نمودن رده های پایین تر از مدیریت از برنامه ریزی ها ، خط مش ها ، طرحها و غیره .
5- جلوگیری از ایجاد زیر گروههای انسانی در میان کارکنان .
6- رسیدگی به شکایات ، نیازها ، درخواستها ، درد دلها ، انتقاد و پیشنهاد ها ی کارکنان و مدیریت .
7- چاپ و نشر بروشور ، نشریه داخلی ، گزارش عملکرد سازمان و موارد مشابه .
8- برگزاری مراسم برای ارتباط بیشتر میان کارکنان و مدیریت مانند جلسات سخنرانی ، جشن و موارد مشابه .
سوال 13- رسالت روابط عمومی در انجام وظایف برون سازمانی را بیان کنید ؟
1- سنجش افکار عمومی نصبت به سازمان مربوطه : به طوری که بر اساس داده های بدست آمده روابط عمومی و سازمان باید هماهنگ و همسو با افکار عمومی مخاطبان باید برنامه های سازمان را به مرحله اجرا در آورند .
2- آشنا نمودن مردم ، سازمان و فعالیتها ( اهداف و عملکرد آنها )
3- ارشاد ، هدایت و راهنمایی عمومی با توجه به ارزشهای حاکم بر جامعه نسبت به عموم و مسائل سازمان .
4- ایجاد زمینه مناسب در مردم و استفاده از همکاری و مشارکت آنان .
5- همایشها ، سمینارها ، جلسات ، برگزاری نمایشگاههای مختلف و برنامه های آن موسسه .
سوال 14- ارتباط روابط عمومی با رسانه ها را شرح دهید ؟
ارتباط روابط عمومی با رسانه ها یکی از وظایف روابط عمومی است ، کاربرد خردمندانه رسانه ها برای نفوذ در افکار عمومی ، روابط عمومی بدون مساعدت رسانه از جمله رادیو ، تلویزیون و مطبوعات نمیتواند اهداف خود را در معرفی برنامه ها و فعالیتهای سازمان و جلب مشارکت مخاطبان محقق سازد.
سوال15– دیدگاههای موجود درزمینه روابط عمومی و رسانه ها را بیان کنید ؟ در این زمینه دو دیدگاه زیر عنوان شده است:
1- دیدگاه اول مبتنی بر تعارض روابط عمومی ها و رسانه هاست . تعارض در اهداف :هدف روابط عمومی حفظ منافع سازمان است و در این زمینه به هر شیوه ای متوسل میشوند اگر نیاز باشد حقایق را پنهان میکنند ، دروغ میگویند ، مسائل را وارونه جلوه میدهند ، برجسته سازی میکنند ، سازمان را توجیه میکنند . در حالی که اقلب رسانه ها تلاش میکنند نقاط ضعف سازمانها را به اطلاع مردم برسانند و معمولا رویکرد ارتباطی دارند این وضعیت تعارض را به حداکثر میرساند چرا که روابط عمومی ها از طرح نقاط ضعف سازمان خود ناراضی هستند .
2- دیدگاه دوم : این دیدگاه مبتنی بر همزیستی ووجود اشتراک روابط عمومی بارسانه هاست ، روابط عمومی و رسانه ها نیازهای متفاوت و اهداف مشترکی دارند که از طریق یک رابطه منطقی میتوانند آن را برآورده کنند برخی روابط عمومی و روزنامه نگاری را دو شاخه از درخت تنومند ارتباطات میدانند که به جای رقابت و ستیز با هم هر کدام به وسیله طرف مقابل برای ایجاد یک رابطه منطقی اجتناب ناپذیر است دراین نگرش روابط عمومی از یک سو و رسانه ها از سوی دیگر منافع متقابلی دارند .
سوال 16- منافع متقابل روابط عمومی و رسانه ها را بیان کنید ؟
دستیابی به زمان و فضای رایگان در رسانه ها برای انتشار اخبار و اطلاعاتی که روابط عمومی به هر علت اعلام و انعکاس آن را ضروری میداند زمان در رسانه ها ( رادیو و تلویزیون ) و فضا در رسانه ها ( رسانه های نوشتاری ) عنصر محدود و گران قیمتی است که که چنانچه روابط عمومی ها بخواهند از آن در پخش آگهی های خود استفاده نمایند هزینه های گزافی را باید بپردازند اما با تولید و پردازش اخبار مورد نیاز رسانه ها میتوانند زمان و فضا را بطور رایگان در اختیار بگیرند ازاین گذشته تاثیر مطالبی که به صورت خبر مصاحبه و گزارش منتشر میشود از مطالبی که به صورت آگهی پخش میشود بسیار بیشتر است .
سوال 17 - روشهای برقراری ارتباط بین رسانه ها و روابط عمومی ها را بیان کنید ؟
1- تهیه و تنظیم اخبار و بیانیه های مطبوعاتی و ارسال آنها به مطبوعات و یا سایر رسانه های ارتباط جمعی : این روش پرکارترین روش در روابط عمومی است .
2- ترتیب دادن نشست ها و مصاحبه های مطبوعاتی و رادیو تلویزیونی : برای برگذاری کنفرانسهای خبری توجه به نکاتی مانند زمان مناسب برای برگزاری این کنفرانسها ، مشخص کردن مصاحبه شونده ، موضوع مصاحبه ، ساعت مصاحبه و ..... توجه شود .
3- سفرهای مطبوعاتی : سفر مطبوعاتی یکی از فنون ارتباطی است که روابط عمومی ها از آن برای اطلاع رسانی استفاده میکنند روابط عمومی ها از اعزام خبرنگاران به محل اجرای طرح ها دو هدف عمده را دنبال میکنند : 1- ایجاد آگاهی و باور علمی در اذهان خبرنگاران . 2- تهیه خبر و تگزارش توسط خبرنگاران و انعکاس آن به مردم .
4- پاسخ گویی به سوالات و مراجعات خبرنگاران و ارائه اطلاعات مورد نیاز و ترتیب دادن مصاحبه های اختصاصی .
سوال 18- فعالیتهای انتشاراتی از دیدگاه روابط عمومی را بیان کنید ؟
یکی از فعالیتهای عمده روابط عمومی است که به شکل مکتوب صورت می گیرد و علاوه بر ارتباطات نوشتاری برخی فعالیتهای دیداری و شنیداری را نیز شامل می شود .
سوال 19 - انتشار ادواری شامل چه نشریاتی میشود ؟
1- نشریات ادواری : نشریاتی هستند که به طور منظم و در دوره زمانی خاص انتشار می یابد . مانند نشریات هفتگی ، نشریات ماهانه ، نشریات فصلی و سالانه .
2- نشریات داخلی : یکی از فعالیتهای عمده انتشاراتی انتشار نشریه داخلی یا بولتن است . بولتن نشریه ای است که بوسیله دستگاههای دولتی در زمینه های خبری ، آموزشی ، فنی و غیره که مرتبط با وظایف عادی و در محدوده فعالیت آنهاست به منظور ارتقاء سطح آگاهی کارکنان در فواصل زمانی معیین و بطور رایگان منتشر می شود .
سوال 20 - ویژگیهای نشریات داخلی را بیان کرده و ضوابط صدور مجوز نشریات داخلی را بنویسید ؟
1- چاپ یکرنگ 2- عرضه رایگان 3- انتشار در فواصل زمانی معین 4- تعداد محدود تیراژ و برای انتشار نشریه داخلی طبق ماده 15 آیین نامه قانون مطبوعات ضوابط صدور مجوز از سوی وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی به شرح زیر است .
1- درخواست انتشار نشریه از سوی بالاترین مقام مسئول سازمان .
2- معرفی مدیر مسئول پیشنهادی از سوی بالاترین مقام مسئول سازمان .
3- مظالب و اخبار بطور عمده بایستی در باره اهداف شرح وظایف مرکز و فقط برای استفاده کارکنان باشد .
4- دارای چاپ ساده و حداکثر 2 رنگ برای جلد باشد .
5- تعداد صفحات نباید حداکثر از 48 صفحه تجاوز کند .
6- رایگان باشد .
7- تیراژباید حداکثر برای 10% پرسنل باشد .
سوال 21- اهداف نشریات داخلی چیست ؟
1- ارتقاء سطح آگاهی کارکنان .
2- اطلاع رسانی در باره عملکرد و برنامه های سازمان .
3- پر کردن اوقات فراغت کارکنان و خانواده آنها .
4- پاسخ گویی به پرسشهای کارکنان و تقویت ارزشهای کاری و سازمانی .
از نظر محتوی یک نشریه داخلی میتواند شامل بخشهای مختلفی مانند اخبار ، سرمقاله ، مقاله ، مصاحبه ، گزارش ، پرسش و پاسخ ، تریبون آزاد کارکنان و مطالب سرگرمی باشد .
سوال 22- ساختار نشریه داخلی را بیان کنید ؟
یک نشریه ادواری برای توفیق در کار خود نیازمند سازماندهی و طراحی بخشهای مختلف است . بخشهای خبر ، مقاله ، گزارش ، ویراستاری ، طراحی و غیره از جمله بخشهایی است که وجود آنها برای انتشار نشریه داخلی ضروری است .
سوال 23- نشریات موردی چگونه نشریاتی هستند ؟
نشریاتی هستند که به صورت نامنظم و در صورت نیاز منتشر می شوند و انتشار آنها تابع زمان نیست بروشور ، کاتالوگ ، کتابچه ، کتاب ، گزارش عملکرد و پوستر از جمله نشریات موردی است .
سوال 24- بروشورچیست و چه نکاتی جهت تنظیم آن باید رعایت شود ؟
بروشور نوعی نشریه موردی است که به منظور انتقال اطلاعات مفید و مختصر برای مخاطبان منتشر می شود در انتشار بروشور توجه به موارد زیر ضروری است .
1- رعایت اصل خلاصه نویسی و ساده نویسی .
2- استفاده از نمودار ف نقشه ، جدول و توجه به اصل مقایسه .
3- استفاده از عکسهای جداب و مناسب .
4- عدم کاربرد اصطلاحات تخصصی و عبارات و کلمات پیچیده .
5- استفاده از میان تیترهای متعدد و کافی .
6- ذکر موضوعات ساده در ابتدا و موضوعات پیچیده در انتهای بروشور .
7- پرهیز از طرح اطلاعات کلی و بسیار جزئی .
سوال 25- تکنیکهای برقراری ارتباط را بیان کنید ؟
1- اطلاعات روانشناسی به شما پایه های لازم از مهارتهای ادراکی گیرنده یا گیرندگان را ارائه می دهد .
2- انتقال اطلاعات در واحدهای کوچک .
3- فرا]م آوردن فرصتی برای دریافت بازخورد .
4- فراهم کردن فرصتی برای مشارکت .
سوال 26- تکنیکهایی برای کاهش اختلاف بین ارتباط گر و نگرشهای مخاطبان چیست ؟
1- بهره گیری از رسانه هایی که هماهنگ با موقعیت مخاطبان باشد .
2- استفاده کردن از منبع ارتباطی که موضوع مورد علاقه مخاطب را با اعتبار بالایی برایش ارائه دهد .
3- تعیین کردن اختلافات بین نگرشهای ارتباط گر و مخاطبان .
4- بررسی اصطلاحات و حکایتهای مخاطبان خارج از موضوع ارتباطی برای تعیین نگرشها و اعتقادات آنها .
5- برقراری موقعیت ارتباطی مناسب با توجه به افکار اکثریت آنها .
6- استفاده از مخاطبان برای برقراری ارتباط با گروهی که پاسخ مثبتی به توسعه ارتباط داده و به آن کمک کنند .
7- اصلاح کردن پیام متناسب با احتیاجات سازمان .
سوال 27- انواع گرد همایی را نام ببرید ؟
1- گرد همایی اطلاعاتی
2- گردهمایی مشورتی
3- گرد همایی رفع مشکل ( مهم )
سوال 28 - گرد همایی اطلاعاتی را شرح داده هدف تشکیل آن را بیان کنید ؟
1- اهداف : هدف از این تکنیک ارائه عقاید و اطلاعات به مردی است که موضوع برای آنها اهمیت دارد .
2- روش سخنرانی با هدایت کردن مباحثه ، مناظره و گفتگو .
3- روشهای دیداری مانند فیلم ، نمودار ، اسلاید ، پوستر ، مدل ، برچسب و غیره .
4- روش مشارکتی : سوالها ، داستانها ، مطالعات موردی .
5- کنترل گروهی: فعالیت آرام که فقط توسط رهبران صورت می گیرد .
ارتباط در این نوع گرد همایی از بالا به پایین یا از رهبر به سوی گروه جریان می یابد .
اهداف گردهمایی : نقش یا تاثیر مشاهدات برانگیختن افکار بوده و با روشهایی نظیر بدست آوردن موفقیت ، توجیه کار و سیاست تنظیمی اجرا میشود .
سوال 29- گردهمایی مشورتی را شرح داده اهداف آن را بیان کنید ؟
1- اهداف : گرد هم آمدن برای نظر خواهی ، اطلاع دادن ، پیشنهاد دادن ، نظر دادن و سایر موارد در ارتباط با حل مسئله ای .
2- روش سخنرانی : مباحثه آزاد یا هدایت شده و روشهای موردی نصبت به وضعیت .
3- روشهای دیداری : تمودار ، اسلاید ، گزارش ، پوستر و غیره .
4- روش مشارکتی : بحث آزاد ف تعیین گروه (اظهار نظر گروهی ) .
5- کنترل گروهی : تقسیم کردن به گروههای مختلف توسط رهبری که مسئولیت اساسی را دارد .
اهداف این گرد همایی: انباشته شدن عملکردها ، اطلاعات و عقاید برای توسعه فعالیت میتواند به کشیدن طرحی مورد مشکل جواب داده و موافقت اکثریت را برای پذیرش یک تصمیم به همراه آورد .
سوال 30- در گردهمایی مشورتی ارتباطات به چند روش انجام میشود شرح دهید ؟
1- مذاکره : نقش مهمی را در آن ایفا میکند .
2- رهبری : برای سهیم کردن تجربه ، دانش و بینش خود با دیگران و رسیدن به یک تصمیم این نوع گرد همایی را ترتیب میدهد . عملکرد گروه در این نوع مشاوره ها به همکاری صمیمانه می انجامد زیرا آنها در مواردی که قبول کرده اند به اخذ تصمیم کمک می کنند .
سوال 31- گرد همایی رفع مشکل را بیان کرده اهداف آن را بنویسید ؟
در این گرد همایی کنش متقابل بین همه احزاب آزاد است . رهبری میتواند از شخصی به شخص دیگر انتقال یابد موقعی که اکثریت در دانش ، تجربه و مهارتهای مدیریتی سهیم هستند گروه در این حال میتواند تصمیم را اتخاذ کند این گردهمایی موقعی برگزار میشود که گروهی دارای مشکل هستند ممکن است به ارائه پیش نهاد جواب داده و برای حل آن به یک نقطه مشترک برسند .
سوال 32- طبقه بندی گردهمایی رفع مشکل را بیان کنید ؟
1- گرد همایی آغاز ( معرفی ، تاسیس ، راهنمایی ) : الف : برقراری یک جو دوستانه . ب: استفاده از فردی با اطلاعات و دانش به روز که خلاصه ای از حوادث را در این جلسه ارائه کند . یک کمیته فرعی هم در این فاصله مشغول تهیه گزارش این گرد همایی است .
2- گرد همایی معرفی مشکل : الف : موقعیت مشکل ، تهیه زمینه ایجاد آن ، پاسخ دادن به گروهی که مشکل بر آنها تاثیر گذاشته و گوفتگو با گروهی که مسئولیت این کار را بر عهده دارند . ب: بازبینی مشکل برای تشخیص دادن مشکل واقعی و شکل گیری آن و بویژه همه اظهار نظرها در مورد آن .
3- حمله کردن به مشکل : الف : تعریف مشکل و وضعیت آن با دقت بیشتر و اگر که ضرورت داشته باشد تقسیم آن به مشکلات کوچکتر . ب: طراحی نقشه یعنی طراحی آنچه که گروه انجام خواهد داد . گروه باید دلایل ، انگیزه ها و مقاصد برگزاری کنفرانس را تجزیه و تحلیل کرده و چاره کار را بیابد همچنین تشکیل گروههای فرعی برای بخشهای مختلف مشکل ضروری است . در ضمن علایم و گزارشهای در دسترس باید تجزیه و تحلیل شود و اطلاعات جدید نیز جمع آوری شود .
4- نظرات اصلاحی احتمالی : الف : پیشنهاد راه کارها میتواند تجزیه و تحلیل شود و با روشهای جدید ترکیب شود . همه راه حللها باید تشخیص داده شود و به صورت مشاهده ای توسط افراد دارای این ویژگیهای روشن فکری مورد بررسی قرار گردد . ب: آزمایش راهکارهای احتمالی : در این روش با اعتماد به همه راه حلهای احتمالی میتوان روش آزمایشی را که به ذهن می آید به صورت مقدماتی مورد سنجش قرار داد .
5- اجرای تصمیم : برنامه ریزی برای کارهای آینده است بدین ترتیب که الف : چه کار باید انجام داد ب : چه کسی باید انجام دهد ج : در چه ترتیبی انجام شود د : چه کسی باید اجرای تصمیم را رهبری کند .